Bürokratie: Machen Sie die Pflicht zur Kür

Als Steuerpflichtiger sind Sie für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher selbst verantwortlich und im Bedarfsfall verpflichtet, sämtliche Belege vorzulegen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest: Zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen sind auch alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. Elektronische Belege, die im Unternehmen entstehen oder dort eingehen, sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

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Folgende Anforderungen werden in der GoBD gestellt – und im Rahmen einer Betriebsprüfung vom Finanzamt kontrolliert:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.

Vollständigkeit und Richtigkeit
Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden.

Zeitnahe Erfassung und Ordnung
Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.

Unveränderbarkeit
Buchungen und Aufzeichnungen müssen so gespeichert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.

Von den GoBD betroffen sind neben dem Finanzbuchführungssystem auch die Anlagen- und Lohnbuchhaltung, das Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssystem sowie die gesamte elektronische Kommunikation zur Geschäftsanbahnung und -abwicklung. Mithin alles, was es der Finanzverwaltung ermöglicht zu verstehen, wie und welches Geschäft abgewickelt und wie es verbucht wurde. Sie sollten also sämtliche Prozesse auf Einhaltung prüfen.

Die letzte Übergangsfrist der GoBD endete am 31.12.2016. Bei Missachtung müssen Sie mit empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon formale Fehler reichen aus, damit Ihre Buchführung wegen Nichtkonformität verworfen wird. Steuerrelevante Summen werden dann geschätzt.

Die mit den GoBD einher gehenden bürokratischen Aufgaben zu bewältigen, wird zur Pflichtübung für jedes Unternehmen und macht Ihnen die Entscheidung für die GoBD-konforme Komplettlösung von CONTISS noch leichter. Darüber hinaus profitieren Sie nachhaltig von der Digitalisierung aller Geschäftsprozesse mit CONTISS – auch deshalb, weil die Suche nach Dokumenten der Vergangenheit angehört, wenn alle Unterlagen ordnungsgemäß digital archiviert sind.

Die Grundsätze zur GoBD stehen auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen zum Download zur Verfügung.

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