Häufige Fragen.

Das Hosting von CONTISS erfolgt bei einem spezialisierten deutschen Rechenzentrumsbetreiber. Dieser ist als Gesamtorganisation nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, wobei der Zertifizierungsumfang Hosting und Cloud ausdrücklich einschließt. Der Betrieb findet in deutschen Tier-3+-Rechenzentren statt, ergänzt durch deutschsprachigen Support. Damit bleiben Ihre Daten durchgehend innerhalb Deutschlands und unterliegen deutschem Datenschutzrecht.

Produktiv- und Backup-Systeme befinden sich ausschließlich in Deutschland, verteilt auf mehrere räumlich getrennte Rechenzentren. Die Standorte sind redundant über eigene, mehrfach abgesicherte Datenleitungen miteinander verbunden. Damit ist sichergestellt, dass bei Ausfall eines Standorts ein anderer unmittelbar einspringen kann. Eine Datenhaltung außerhalb Deutschlands findet nicht statt.

Jeder Kunde erhält eine eigene, separate Datenbank ohne gemeinsame Nutzung mit anderen Mandanten. Zusätzlich erfolgt im Hosting eine Trennung über segmentierte Netzwerke und dedizierte virtuelle Maschinen je Kunde. Diese doppelte Trennung auf Datenbank- und auf Infrastrukturebene stellt sicher, dass Mandantendaten strikt voneinander isoliert bleiben.

Einzelne Komponenten werden durch spezialisierte externe Dienstleister erbracht: das Hosting und der Betrieb der Datenbank durch einen deutschen Rechenzentrumsbetreiber, die Dokumentenmanagement-Plattform durch einen separaten Anbieter sowie die KI-Suite durch ein eigenständiges, in Deutschland ansässiges Unternehmen. Für jeden dieser Unterauftragnehmer wird vor Vertragsschluss ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereitgestellt. Der Betreiber der KI-Suite legt dabei zusätzlich die vollständige Liste seiner eigenen Unterauftragnehmer offen.

CONTISS ist vollständig webbasiert und erfordert keine lokale Installation; der Zugriff erfolgt über den Browser mit persönlichen Zugangsdaten. Damit entfallen in der Regel die bisherigen Applikations- und Terminalserver sowie deren virtueller Serverbetrieb. Auch die zugehörige Datensicherung und das Patching dieser Server sind nicht mehr erforderlich. Das reduziert sowohl den technischen als auch den administrativen Aufwand in der eigenen IT spürbar.

Weiterhin benötigt werden ein funktionierendes Netzwerk mit Internetzugang, eine Firewall, Scanner sowie Telefonie. Hinzu kommt Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365 für die Office- und Outlook-Integration der Module. Ein eigener Server für den Betrieb von CONTISS ist dagegen nicht erforderlich, da die Anwendung vollständig webbasiert läuft.

Beim externen IT-Dienstleister vor Ort verbleiben in der Regel die Arbeitsplatzbetreuung, Netzwerk und Firewall, die Peripherie sowie die Microsoft-365-Administration. Diese Leistungen lassen sich optional auch als Managed Services über den Hosting-Partner von CONTISS beziehen, etwa Patch-Management, eine verwaltete Firewall, Monitoring und Managed Detection and Response. Welche Variante sinnvoller ist, hängt von der vorhandenen IT-Struktur und den eigenen Präferenzen ab.

Backups werden täglich am lokalen Rechenzentrumsstandort sowie zusätzlich an einem zweiten, räumlich getrennten Standort erstellt. Wöchentlich erfolgt ergänzend eine Sicherung auf Magnetband an einem dritten, gesonderten Standort. Optional stehen zudem unveränderliche (Immutable-/WORM-)Kopien sowie eine physisch getrennte Bandsicherung (Air-Gap) als zusätzlicher Schutz vor Ransomware-Angriffen zur Verfügung.

Sämtliche Backups werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die Bandsicherung befindet sich an einem gesonderten Standort in einem nach anerkannten Normen zertifizierten Brand- und Einbruchschutz. Auch die zusätzliche Offsite-Sicherung verbleibt vollständig in Deutschland.

Backups werden für einen Zeitraum von drei Monaten vorgehalten, bevor ältere Sicherungen durch neuere ersetzt werden. Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt unabhängig davon, ob einzelne Daten im Produktivsystem zwischenzeitlich bereits gelöscht wurden. Für die endgültige Löschung aller Daten nach Vertragsende gelten gesonderte, längere Fristen.

Regelmäßige Restore-Tests mit Nachweisdokumenten sind fester Bestandteil des Managed-Backup-Konzepts. Die konkrete Wiederherstellungszeit hängt vom Datenvolumen und der gewählten Backup-Stufe ab. Als Richtwert gilt eine vollständige Wiederherstellung innerhalb von 4 bis 8 Stunden ab Kenntnis des Vorfalls.

Vertraglich zugesichert ist eine Verfügbarkeit von mindestens 99,5 Prozent auf Tier-3+-Basis mit entsprechenden Redundanzen, geregelt über ein Service-Level-Agreement mit definierten Reaktionszeiten. Für höhere Anforderungen an Wiederherstellungszeit und Datenaktualität stehen zusätzlich VM-Replikation oder eine Continuous Data Protection auch standortübergreifend zur Verfügung. Die konkreten RTO- und RPO-Werte lassen sich damit an den individuellen Bedarf anpassen.

Rechenzentrumsseitig sorgen redundante Strom- und Klimaversorgung, Notstromversorgung und unterbrechungsfreie Stromversorgung, mehrfach redundantes Routing sowie getrennt geführte Datenleitungen für hohe Ausfallsicherheit; die Server sind zudem bis zu vierfach im Cluster ausgelegt. Auf Ihrer Seite bleibt im Wesentlichen der eigene Internetanschluss als möglicher Ausfallpunkt bestehen, weshalb ein zweiter, unabhängiger Anschluss empfehlenswert ist. Für den Zugriff auf Akteninhalte ohne Internetverbindung steht außerdem ein Strukturexport zur lokalen Speicherung zur Verfügung. Großflächige, mehrstündige Internetausfälle sind in Deutschland laut bisheriger Erfahrung ein seltenes Ereignis.

Ein Strukturexport erlaubt die lokale Speicherung und Nutzung Ihrer Aktendaten auch ohne bestehende Internetverbindung. Einen gesonderten Read-only-Notbetrieb gibt es dagegen nicht, da CONTISS systembedingt als echte Webanwendung konzipiert ist. Für den Fall eines längeren Ausfalls bleibt damit primär der Strukturexport als Überbrückungslösung.

Ja, bei Vertragsende wird ein vollständiger, strukturierter Datenbankexport sämtlicher Daten und Dokumente im jeweiligen Originalformat zuzüglich aller Metadaten vertraglich zugesichert. Der Export steht über mehrere Wege zur Verfügung: als Strukturexport, über die DATEV-Schnittstelle, über ein ODBC/SQL-Interface sowie über die dokumentierte API (SOAP und RESTful). Damit bleiben Sie bei einem Wechsel des Systems technisch unabhängig.

Finanzbuchhaltungsdaten werden im Format für die Datenüberlassung nach GoBD sowie im DATEV-Format exportiert, strukturierte Daten stehen über SQL (ODBC) sowie über die API zur Verfügung. Stammdaten werden als HTML-Listen bereitgestellt. Dokumente werden jeweils in ihrem Originalformat exportiert, etwa als E-Mail, Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Datei.

Ja, der Export umfasst neben den eigentlichen Dokumenten und Datensätzen auch sämtliche Metadaten. Dazu zählen unter anderem E-Mail-Verknüpfungen, Buchungen, Zeiteinträge, Beteiligtenbeziehungen sowie Audit-Logs. Damit steht Ihnen bei einem Systemwechsel die vollständige historische Information zur Verfügung, nicht nur die reinen Inhalte.

Nach vollständigem Datenexport wird die ERP-Datenbank nach einer dreimonatigen Wartefrist vollständig gelöscht; weitere drei Monate später sind im Rechenzentrum auch keine Backups davon mehr verfügbar. In der KI-Suite führt das Löschen des nutzereigenen Datenschlüssels dazu, dass sämtliche Daten des betreffenden Nutzers dauerhaft unlesbar werden, was das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO technisch umsetzt. Unterhaltungen und hochgeladene Dateien werden dort ohnehin automatisch nach 90 Tagen ohne Nutzung gelöscht, die genaue Frist wird bereits bei Einrichtung der Instanz vereinbart. Protokolleinträge werden ebenfalls nach 90 Tagen gelöscht.

Zwischen den Rechenzentren sind sämtliche Datenleitungen nach einem bankenüblichen (BaFin-konformen) Standard verschlüsselt, der Zugriff auf CONTISS erfolgt ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen. In der KI-Suite verfügt zusätzlich jeder Nutzer über einen eigenen Datenschlüssel; Inhalte liegen dort verschlüsselt in Datenbank, Dateispeicher und Suchindex. Damit sind sowohl die Datenübertragung als auch die gespeicherten Daten durchgängig geschützt.

Für den HTTPS-Zugriff auf CONTISS wird ein privater Schlüssel eingesetzt, der serverseitig vom Administrator verwaltet wird. In der KI-Suite erhält dagegen jeder Nutzer einen eigenen, persönlichen Datenschlüssel innerhalb der jeweils eingerichteten Instanz. Wird dieser Schlüssel gelöscht, werden sämtliche Daten des betreffenden Nutzers dauerhaft unlesbar – so wird das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO technisch umgesetzt.

Ein Zugriff von CONTISS-Mitarbeitenden auf Kanzleidaten erfolgt ausschließlich anlassbezogen, etwa im Rahmen von Support oder Buchhaltung, und auf Grundlage des abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Innerhalb der Software greifen zusätzlich Sicherheitsrollen und die integrierte Benutzerverwaltung, die den Zugriff weiter einschränken. Ein freier, anlassloser Zugriff auf Mandatsdaten ist damit ausgeschlossen.

Im ERP-System werden sämtliche Dateneingriffe personalisiert nach angemeldetem Nutzer protokolliert; Änderungen werden versioniert und historisiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann was verändert hat. In der KI-Suite wird eine breite Palette von Ereignistypen protokolliert, von der Anmeldung über jeden Werkzeugaufruf bis zum Datenexport. Die Administration kann dieses Protokoll im eigenen Admin-Bereich einsehen, Einträge werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht. Auch in der Dokumentenverwaltung werden Änderungen an Dokumenten und Datensätzen nachvollziehbar protokolliert.

Ein gesondertes Vier-Augen-Prinzip für administrative Zugriffe gibt es nicht. Jeder Supportzugriff setzt bereits Administratorenrechte voraus, wodurch der Kreis der Zugriffsberechtigten von vornherein eng gehalten wird. Zusätzliche Freigabeschritte für den einzelnen Zugriff sind derzeit nicht vorgesehen, da die Zugriffsbeschränkung bereits über die Rechtevergabe erfolgt.

Nein, Datenbank und Hosting befinden sich ausschließlich in Deutschland und sind administrativ nicht aus dem Ausland zugänglich. Für die KI-Suite gilt: Entwicklung, Datenhaltung und KI-Inferenz finden ebenfalls in Deutschland statt, die eingesetzten Modelle werden dort selbst betrieben. Eine Ausnahme bildet lediglich eine optionale Websuche über einen europäischen Suchdienst, bei der nur der Suchtext und bei gezieltem Seitenaufruf zusätzlich der Hostname übermittelt werden – ohne Nutzerkennungen, Cookies oder Korrelations-IDs. Diese Websuche lässt sich je Instanz und je Agent vollständig abschalten.

Ja. Vor Vertragsschluss wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung gestellt, einschließlich einer vollständigen Anlage der technisch-organisatorischen Maßnahmen und der Liste aller eingesetzten Unterauftragnehmer in prüfbarer Form. Der Hosting-Partner liefert dazu ergänzend dokumentierte, auditfähige Nachweise auf Basis seines zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems. Damit erhalten Sie vor Vertragsabschluss volle Transparenz über die datenschutzrechtlichen und technischen Rahmenbedingungen.

Es werden mehrere Kategorien von Unterauftragnehmern eingesetzt: ein spezialisierter Rechenzentrumsbetreiber für Hosting und Datenbank, ein separater Anbieter für die Dokumentenmanagement-Plattform sowie ein eigenständiges Unternehmen für den Betrieb der KI-Suite. Hinzu kommt je nach gewählter KI-Variante der jeweilige Anbieter des zugrunde liegenden Sprachmodells. Die vollständige, namentliche Liste aller Unterauftragnehmer ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, der vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellt wird.

Der eingesetzte Hosting-Partner ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, der Zertifizierungsumfang schließt Hosting und Cloud ausdrücklich ein; ergänzend bestehen eine IT-Grundschutz-Zertifizierung nach BSI-Standard sowie weitere branchenübliche Zertifizierungen zu Rechenzentrumsverfügbarkeit und physischer Sicherheit. Für die KI-Suite gilt: Der Betreiber ist derzeit nicht nach ISO 27001 zertifiziert und wurde bislang nicht extern auditiert, arbeitet jedoch nach dem Maßnahmenkatalog des Art. 32 DSGVO und legt jede Maßnahme als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag offen. CONTISS selbst ist derzeit ebenfalls nicht ISO-zertifiziert. Die konkreten Zertifikate und Nachweise werden im Rahmen der Vertragsanbahnung zur Prüfung bereitgestellt.

Bei Sicherheitsvorfällen wird unverzüglich über Ursachen, Auswirkungen und ergriffene Gegenmaßnahmen informiert. Die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde erfolgt, soweit erforderlich, binnen 72 Stunden gemäß Art. 33 DSGVO. Die Information des Verantwortlichen selbst erfolgt unverzüglich nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO, sodass Sie Ihren eigenen Meldepflichten rechtzeitig nachkommen können.

Benutzerkonten in der KI-Suite legt ausschließlich die eigene Administration an; eine Selbstregistrierung, Social Logins oder geteilte Konten gibt es nicht. Für die gesamte Instanz kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per TOTP verpflichtend gemacht werden, alternativ können Passkeys nach WebAuthn/FIDO2 das Passwort vollständig ersetzen. Auf Wunsch lässt sich zusätzlich das unternehmenseigene Login über OpenID Connect anbinden. Eine Abmeldung oder Sperrung wirkt dabei sofort auf allen Geräten, da jede Sitzung bei jeder Anfrage serverseitig geprüft wird.

KI-generierter Code wird in einer abgeschotteten Sandbox-Umgebung ausgeführt, die weder über Internetzugang noch über Zugriff auf Datenbank, Dateispeicher oder Suchindex verfügt. Nach jedem Lauf wird das verwendete Arbeitsverzeichnis vollständig gelöscht. Damit ist sichergestellt, dass ausgeführter Code keinen Zugriff auf Kanzlei- oder Mandatsdaten erhält.

Ja, Rechte lassen sich mandatsbezogen vergeben. Die Plattform arbeitet dafür mit Sicherheitsrollen und einer integrierten Benutzerverwaltung, über die individuelle Zugriffsregeln definiert werden. Diese differenzierte Rechtevergabe ist Grundvoraussetzung für den laufenden Betrieb und gilt für alle Nutzer gleichermaßen.

Ja, einzelne Akten lassen sich auf ein bestimmtes Team oder auf einzelne Partner beschränken. Dies erfolgt über die vorhandenen Rollen- und Rechtekonzepte, die flexibel an die jeweilige Organisationsstruktur angepasst werden können. Damit lässt sich der Zugriff auf besonders sensible Mandate gezielt auf den tatsächlich zuständigen Personenkreis begrenzen.

Ja, es existiert eine Kategorie für besonders vertrauliche Inhalte, umgesetzt über sogenannte „Partner only“-Ordner. Auf Wunsch lässt sich diese Beschränkung auch auf ganze Mandate ausweiten, nicht nur auf einzelne Ordner. Damit lassen sich besonders sensible Mandate von vornherein auf einen sehr engen Zugriffskreis begrenzen.

Ja, Suchergebnisse werden stets nur aus den Bereichen angezeigt, auf die der jeweilige Nutzer ohnehin Zugriff hat. In der Datenbank setzen dafür Sicherheitsrollen und die integrierte Benutzerverwaltung die Grenzen. In der KI-Suite arbeitet jede angebundene Integration mit den individuellen Zugangsdaten des jeweiligen Nutzers, sodass auch dort Suchergebnisse und Antworten die bestehenden Zugriffsrechte strikt widerspiegeln.

Ja, auch einzelne Dokumente innerhalb einer Akte lassen sich gesondert schützen. Dafür stehen Kategorien, Markierungen und Rollen zur Verfügung, die unabhängig von der allgemeinen Aktenberechtigung gesetzt werden können. So lässt sich der Zugriff auch innerhalb einer grundsätzlich zugänglichen Akte auf einzelne, besonders sensible Dokumente weiter einschränken.

Ja, in beiden Systemen bestehen vollständige Audit-Logs. In der Datenbank ist jede Änderung vollständig versioniert und historisiert, sodass dauerhaft nachvollziehbar bleibt, wer wann was verändert hat; die Archivierung erfolgt revisionssicher. In der KI-Suite wird eine breite Palette von Ereignistypen protokolliert, von der Anmeldung über jeden Werkzeugaufruf bis zum Datenexport, einsehbar im Admin-Bereich der eigenen Organisation und mit automatischer Löschung nach 90 Tagen. Jeder erzeugte Freigabe-Link lässt sich zudem jederzeit widerrufen.

In der klassischen Datenbank gibt es dafür keinen gesonderten Modus. In der KI-Suite steht hingegen ein Inkognito-Modus zur Verfügung: Die betreffende Unterhaltung wird nicht dauerhaft gespeichert, nicht durchsuchbar gemacht und nicht in das persönliche Gedächtnis des Nutzers übernommen. Damit lassen sich auch besonders sensible Einzelfragen bearbeiten, ohne dass dauerhafte Spuren in der KI-Suite entstehen.

Die KI-Suite ist seit Oktober 2026 bei ersten Pilotkunden produktiv im Einsatz. Bereits heute funktionieren die automatische Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen und die automatische E-Mail-Ablage. Ebenfalls bereits produktiv ist das automatische Anlegen von Geschäftspartnern, jeweils mit allen Einzelheiten und unterschieden nach Lieferant (mit Kreditor und Verknüpfung in die Buchhaltung sowie in den Eingangsrechnungsordner), Mandant (mit Debitor und Verknüpfung in die Buchhaltung sowie ins Aktenregister) oder sonstigem Geschäftspartner (ohne diese Verknüpfungen). Das automatische Anlegen von Wiedervorlagen und Fristen ist noch nicht produktiv und kommt erst noch. Der volle Funktionsumfang mit Chat auf einer eigenen Instanz, Dokumentenrecherche mit Quellenangabe, Websuche und Tiefenrecherche, Datenanalyse mit Diagrammen, einer Wissensbasis sowie allen sechs vorgesehenen Agenten wird bis zum 1. Januar 2027 fertiggestellt, zusammen mit der vollständigen Anbindung an FILERO.

Seit Oktober 2026 ist die KI-Suite bei ersten Pilotkunden produktiv. Bis zum 1. Januar 2027 soll der volle Funktionsumfang mit allen sechs Agenten sowie der vollständigen Anbindung an FILERO zur Verfügung stehen. Bestehende Agenten werden dabei kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, auf Basis der Erfahrungen und Wünsche der Pilotkunden.

Die vollständige Anbindung an FILERO befindet sich noch in der Fertigstellung und soll bis zum 1. Januar 2027 abgeschlossen sein; einzelne Pilotkunden setzen bereits Teile davon ein. Ebenfalls noch in Arbeit ist das automatische Anlegen von Wiedervorlagen, Fristen und To-dos. In Vorbereitung sind außerdem Anbindungen an gängige Projekt- und Kollaborationstools. Auf CONTISS-Seite sind eine beA-Schnittstelle, eine mobile App für die Zeiterfassung sowie eine Timer-Funktion mit automatischen Zeitvorschlägen in Planung, jeweils ohne verbindlichen Termin.

Die KI-Suite ist kein Modul der CONTISS-Datenbank, sondern eine eigene Ebene neben Modulen und Bundles. Sie ist nicht im Datenbankpreis enthalten und wird gegen Aufpreis aktiviert: ab 68 Euro je Anwender und Monat für die DSGVO-konforme Variante, mit zusätzlicher Anonymisierung 78 Euro je Anwender und Monat; Mindestabnahme sind 10 Anwender bzw. die Anzahl der CONTISS-Nutzer. Die Implementierung der KI-Suite kostet das Dreifache der monatlichen KI-Gebühr und umfasst die Integration der Office-Anwendungen; der volle Umfang mit allen sechs Agenten steht ab dem 1. Januar 2027 zur Verfügung.

Die KI-Suite ist seit Oktober 2026 bei ersten Pilotkunden produktiv. Der volle Funktionsumfang soll ab dem 1. Januar 2027 für alle Kunden zur Verfügung stehen. Danach werden getestete Verbesserungen jeweils mit dem nächsten Update ausgerollt; Updates sind voraussichtlich mindestens einmal pro Quartal vorgesehen.

Die KI-Suite wird von einem spezialisierten Technologiepartner eigens auf die CONTISS-Datenbank abgestimmt entwickelt und betrieben. Entwicklung, Datenhaltung und KI-Inferenz finden ausschließlich in Deutschland statt. CONTISS hat diese Suite frühzeitig in Auftrag gegeben, um sie passgenau an die eigene Datenbank anzubinden. Nähere Einzelheiten zum Auftragsverarbeiter werden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO offengelegt.

Jeder Kunde erhält eine dedizierte, von anderen Kunden getrennte Instanz: Anwendung, Datenbanken und Speicher werden nicht geteilt. Ein Betrieb im eigenen Rechenzentrum ist auf Wunsch möglich, wird aber nicht empfohlen, da Updates dann verzögert ankommen und zusätzlicher Wartungsaufwand entsteht.

Eingesetzt werden ausschließlich offen verfügbare Sprachmodelle (Open-Weight-Modelle) verschiedener etablierter Anbieter, betrieben auf Infrastruktur in Deutschland; die Schnittstellen der jeweiligen Hersteller selbst werden nicht genutzt. Welche Modelle in Ihrer Instanz auswählbar sind, legt Ihre Administration fest; je Agent lässt sich zudem ein Modell fest hinterlegen. Auf feste Versionsnummern wird bewusst verzichtet, da die Auswahl laufend an den Stand der Technik angepasst wird.

Eingesetzt werden ausschließlich in Deutschland gehostete Open-Weight-Modelle, keine proprietären Schnittstellen US-amerikanischer Anbieter. Eine Anbindung weiterer oder anderer Modelle ist grundsätzlich möglich, etwa wenn Ihre Organisation dies ausdrücklich wünscht. Eine solche Abweichung von der Voreinstellung wird vorab gemeinsam mit Blick auf den Auftragsverarbeitungsvertrag geprüft.

Verarbeitet wird ausschließlich in Deutschland: Entwicklung, Datenhaltung und KI-Inferenz finden dort statt. Jeder Kunde erhält eine dedizierte, von anderen Kunden getrennte Instanz; Anwendung, Datenbanken und Speicher werden nicht geteilt. Auf Wunsch ist auch ein Betrieb im eigenen Rechenzentrum möglich, empfohlen wird jedoch der Betrieb durch den Plattformanbieter, da Updates dann unmittelbar ankommen.

Nein, für die KI-Inferenz nicht: Eine Übermittlung in die USA findet nicht statt, und durch den ausschließlichen Einsatz offener Modelle auf deutscher Infrastruktur besteht auch keine Abhängigkeit vom US Cloud Act. Einzige Ausnahme ist eine optionale Websuche über einen europäischen Suchdienst, die je Instanz und je Agent abschaltbar ist. Für Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bedeutet dies im Ergebnis einen benannten Auftragsverarbeiter je Modell-Endpunkt statt einer offenen Kette von KI-Anbietern.

Nein: Weder der Betreiber der KI-Suite noch dessen Unterauftragnehmer verwenden Eingaben oder erzeugte Antworten zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen. Diese Zusage ist Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Unterhaltungen und hochgeladene Dateien werden ohne Nutzung automatisch nach 90 Tagen gelöscht; die Frist wird bei Einrichtung Ihrer Instanz vereinbart und ist anpassbar. Auch Protokolleinträge werden nach 90 Tagen gelöscht. Für sensible Einzelfragen steht zudem ein Inkognito-Modus zur Verfügung, in dem die Unterhaltung nicht dauerhaft gespeichert, nicht durchsuchbar gemacht und nicht in das Gedächtnis übernommen wird.

Ja, auf mehreren Ebenen: Ihre Administration legt fest, welche Modelle in der Instanz auswählbar sind, die Websuche lässt sich je Instanz und je Agent abschalten, und Integrationen werden einzeln freigeschaltet, wobei jeder Beschäftigte sein eigenes Konto verbindet.

Ja: Ihre Administration kann in der Instanz einen weiteren Anbieter mit einer gängigen, kompatiblen Schnittstelle hinterlegen, auch ein selbst betriebenes Modell. Voreingestellt sind offene, in Deutschland betriebene Modelle; bei Abweichungen davon werden die Folgen für den Auftragsverarbeitungsvertrag vorab gemeinsam geprüft.

Antwortentwürfe entstehen auf Basis Ihrer eigenen Dokumente: Dateien lassen sich direkt in den Chat laden, die Plattform findet auch in langen Dokumenten die passenden Stellen und antwortet mit Zitat und Quellenangabe. Dauerhaft nutzbare Inhalte liegen in einer Wissensbasis mit Ordnern und Filtern, Agenten können eigenes Wissen fest hinterlegt bekommen. Diese Funktion gehört zum vollen Funktionsumfang, der mit der vollständigen FILERO-Anbindung zum 1. Januar 2027 abgeschlossen wird.

Architektonisch ist der Zugriff auf die gesamte Akte und darüber hinaus vorgesehen, nicht nur auf den jeweils aktuellen E-Mail-Thread. Diese Funktion gehört zur vollständigen FILERO-Anbindung, die bis zum 1. Januar 2027 abgeschlossen wird.

Ja, das ist als Kernfunktion vorgesehen: Automatisierbare Recherchen über Vertragsmuster, frühere Beispiele, Vergleichsangebote und Schriftsätze sollen möglich sein, auch mandats- und mandantenübergreifend innerhalb der jeweiligen Berechtigungen. Diese Funktion steht mit der vollständigen FILERO-Anbindung zum 1. Januar 2027 zur Verfügung.

Ja, ausschließlich im Rahmen der jeweiligen Benutzerberechtigungen. Individuelle Zugriffsregeln gelten auch dann, wenn über die KI-Suite zugegriffen wird.

Ja: Der Zugriff folgt den Rechten des verbundenen Nutzerkontos im jeweiligen Quellsystem. Zusätzlich lassen sich Inhalte in Projekten bündeln, deren Mitglieder Sie bestimmen, und Agenten auf eine definierte Wissensbasis begrenzen. Konten legt ausschließlich Ihre Administration an; Selbstregistrierung oder geteilte Konten gibt es nicht.

Ja: Antworten aus eigenen Dokumenten werden zitiert und mit Stellen- bzw. Kapitelangabe versehen, Rechercheergebnisse aus dem Internet werden mit nummerierten Quellen ausgewiesen. Diese Funktion gehört zum vollen Funktionsumfang der KI-Suite, der bis zum 1. Januar 2027 abgeschlossen wird.

Sie bestimmen im jeweiligen Chat oder Projekt selbst, auf welche Quellen die KI-Suite zugreifen darf. Eine ungewollte Vermischung von Mandatsinhalten ist dadurch grundsätzlich ausgeschlossen.

Die einmalige Implementierung kostet das Dreifache der monatlichen Gebühr aus Lizenz und Dienstleistung, mindestens jedoch 4.500 Euro. Darin enthalten sind das Aufsetzen und Einrichten der Datenbank, Übernahme und Einrichtung der Buchhaltung, die Anlage sämtlicher Nutzer samt Berechtigungen sowie Schulungen und ein intensiverer Support in den ersten drei Monaten.

Die Übernahme der Buchhaltung aus dem Altsystem ist in der Implementierungsgebühr enthalten. Die Übernahme sonstiger Altdaten aus der bisherigen Kanzleisoftware ist darin nicht enthalten und erfolgt nach Aufwand und gesonderter Vereinbarung. Ein pauschaler Betrag lässt sich dafür nicht angeben, da er vom jeweiligen Altsystem und Datenvolumen abhängt.

Die Datenbank kostet einheitlich 68 Euro je Nutzer und Monat, unabhängig von der Nutzerzahl, zuzüglich 20 Euro monatlich für Administrations- und Schnittstellenzugänge. Es gilt eine Mindestabnahme von 10 Nutzern, sodass das kleinste Paket ohne KI-Suite monatlich 700 Euro beträgt.

Die KI-Suite kostet in der „ganz sicheren“, DSGVO-konformen Variante 68 Euro je Nutzer und Monat, mit zusätzlicher Anonymisierung 78 Euro je Nutzer und Monat; für eine vollständig offene Variante ohne Festlegung auf DSGVO-Konformität gilt der Preis nach Vereinbarung. Es gilt eine Mindestabnahme von 10 Nutzern bzw. der tatsächlichen Anzahl der CONTISS-Nutzer. Die Implementierung der KI-Suite kostet das Dreifache der monatlichen KI-Gebühr und umfasst die Integration der Office-Anwendungen sowie sechs Agenten. Diese Preise gelten für den Start, sobald die KI-Suite produktiv verfügbar ist.

Ein separates Buchhaltungsmodul gibt es nicht. Die Leistungen werden über die umsatzabhängige Dienstleistungspauschale abgerechnet, die je nach Jahresumsatz in 19 Stufen von 300 Euro bis 3.000 Euro gestaffelt ist; darüber gilt der Preis nach Vereinbarung.

100 GB Speicher sind im Preis enthalten. Jedes weitere Gigabyte kostet 0,50 Euro zuzüglich Umsatzsteuer pro Monat. Das tatsächliche Volumen ergibt sich aus dem laufend gemessenen Datenwachstum und einer etwaigen Altdatenübernahme.

Standardzugänge sind in der Administrations- und Schnittstellenpauschale von 20 Euro monatlich enthalten. Kundenspezifische Schnittstellen werden nach Aufwand berechnet; danach fällt eine Pflege- und Wartungspauschale an.

Der Support wird nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet, zu einem Stundensatz zuzüglich Umsatzsteuer. Erfahrungsgemäß liegt der monatliche Bedarf nach einer kurzen Eingewöhnungszeit deutlich unter einer Stunde.

Updates sind in der Nutzungsgebühr enthalten und verursachen keine zusätzlichen Kosten.

Funktionen, die praktisch sind und allen Kunden zugutekommen, werden kostenlos entwickelt und implementiert. Individuelle Sonderwünsche werden dagegen nach Aufwand abgerechnet und vorab bepreist.

Der Datenexport bei Vertragsende wird nach tatsächlichem Zeitaufwand abgerechnet. Ein vollständiger strukturierter Export aller Daten und Dokumente wird dabei vertraglich zugesichert, lediglich der damit verbundene Aufwand wird gesondert in Rechnung gestellt.

Ja. CONTISS ist vollständig webbasiert und benötigt keinen eigenen Server; Hosting, Softwarepflege, Datensicherung und Virenschutz sind in der Nutzungsgebühr enthalten. Typischerweise entfallen damit die bisherigen Kosten für Applikations- und Terminalserver sowie deren Wartung.

Ein automatischer Vorschlag für einen Zeiteintrag direkt im Anschluss an eine Tätigkeit ist aktuell nicht umgesetzt; dafür wäre ein eigener Agent nötig, der das Nutzerverhalten auswertet. Die Zeiterfassung selbst erfolgt heute zentral oder direkt im jeweiligen Vorgang, im Browser und ohne Begrenzung der Textlänge in der Beschreibung. Alternativ lässt sich die KI-Suite beauftragen, einen Zeiteintrag anzulegen, wenn Dauer und Tätigkeit mitgeteilt werden. Eine vollautomatische Erkennung ist damit derzeit nicht Teil des Funktionsumfangs.

Die KI-Suite bindet unter anderem Microsoft 365 mit Postfach, Kalender, Teams und SharePoint sowohl lesend als auch schreibend an, ebenso Google Workspace sowie gängige Entwicklungsplattformen. Die Anbindung an das Dokumentenmanagement für Akten, Verträge und Belege befindet sich in der Erprobung und ist bei ersten Kundinnen und Kunden bereits im Einsatz. Weitere Systeme mit dokumentierter Schnittstelle lassen sich grundsätzlich anbinden. Da die Tätigkeit der Anwenderinnen und Anwender derzeit nicht anwendungsübergreifend nachverfolgt wird, gibt es noch keinen automatischen Vorschlag für die Zeiterfassung.

Diese automatische Erkennung ist Gegenstand künftiger Agenten und derzeit noch nicht umgesetzt. Die automatische E-Mail-Ablage der KI-Suite ist dagegen bei ersten Pilotkunden bereits produktiv. Unabhängig davon lässt sich die Ablage im System schon heute mit ein bis zwei Klicks erledigen. Der manuelle Aufwand für die Zuordnung bleibt damit auch ohne vollautomatische Erkennung gering.

Eine automatisierte Mandatserkennung setzt nicht an der Person, sondern immer am Vorgang an – etwa an einem Aktenzeichen im Betreff einer E-Mail oder in einer PDF- oder Word-Datei. Eine automatische Zeiterfassung erfolgt dabei nicht; die Zuordnung bleibt eine bewusste Entscheidung der Nutzerin oder des Nutzers. Dadurch wird vermieden, dass Tätigkeiten versehentlich dem falschen Mandat zugeordnet werden.

Nein, da die KI-Suite Zeiteinträge nur auf konkrete Anweisung anlegt und nicht automatisch vorschlägt. Fehler in agentischen Prozessen lassen sich über eine einfache Rückmeldefunktion melden, woraufhin die betroffenen Agenten im Hintergrund verbessert werden. Nutzereingaben selbst werden nicht automatisch zum Training der Modelle verwendet.

Ja. Vor der Rechnungsstellung steht ein Prüf- und Freigabeworkflow für die erfassten Zeitaufwände zur Verfügung. Verantwortliche können die Einträge sichten, bestätigen oder korrigieren, bevor eine Abrechnung erstellt wird. Damit bleibt die Kontrolle über die abgerechneten Zeiten vollständig bei der Kanzlei.

Ja. Arbeiten mehrere Personen in derselben Akte am selben Sachverhalt, lassen sich deren Zeiteinträge miteinander abstimmen, sodass sie nicht auseinanderlaufen oder doppelt erfasst werden. Die Abstimmung erfolgt dabei innerhalb der Akte und ist nicht auf eine automatische Erkennung angewiesen. Das unterstützt eine konsistente und nachvollziehbare Abrechnung bei gemeinsam bearbeiteten Akten.

Ja. Ein Fünf-Minuten-Takt ist ebenso möglich wie andere Taktungen oder eine minutengenaue Abrechnung, und auch nicht abrechenbare Zeiten lassen sich erfassen. Stundensätze werden nicht an einzelne Personen, sondern an die Stellung in der Kanzlei gebunden, etwa Partner, Associate oder Sekretariat, und je Akte hinterlegt. Die Beschreibung von Zeiteinträgen ist zudem für Spracherkennungslösungen zugänglich, was die Erfassung zusätzlich erleichtert.

Ja. Pauschalen je Mandat lassen sich hinterlegen und ersetzen bei der Abrechnung den entstandenen Zeitaufwand, der dabei als abgerechnet markiert wird. Honorarhöchstgrenzen je Mandat oder Mandant sind ebenso möglich wie Auslagenpauschalen. Reisekosten lassen sich erfassen und weiterberechnen, sodass sich unterschiedliche Abrechnungsmodelle flexibel abbilden lassen.

Eine Timer-Funktion mit mehreren parallel laufenden Timern ist derzeit nicht enthalten. Mobile Zeiterfassung über Smartphone oder Tablet ist durch die Cloud-Anbindung technisch möglich; eine eigene App mit den gängigen Funktionen befindet sich in Planung. Bis zu deren Verfügbarkeit erfolgt die Zeiterfassung browserbasiert, zentral oder direkt im jeweiligen Vorgang.

Ja. Sobald die verantwortliche Person die erfassten Zeiten freigegeben hat, übernimmt das System den weiteren Ablauf: Die Rechnung wird automatisch erstellt, versendet und gebucht. Zusätzlich wird der Zahlungseingang überwacht und bei Bedarf automatisch ein Mahnvorschlag erzeugt. Damit lässt sich der gesamte Weg von der Zeiterfassung bis zum Zahlungseingang weitgehend automatisieren.

Vor der Rechnungsstellung steht ein Prüf- und Freigabeworkflow zur Verfügung, der sich an individuelle Anforderungen anpassen lässt. Freigaben können beispielsweise nach Sachbearbeiter, Anwalt oder Partner gestaffelt werden, auch in Kombination mit Betragsgrenzen. So lässt sich die Kontrolle über die Rechnungsstellung passgenau auf die Organisationsstruktur der Kanzlei abstimmen.

Ja. Über den Freigabeworkflow vor der Rechnungsstellung können Partnerinnen, Partner oder Sachbearbeitende die Rechnung vor dem Versand einsehen und bei Bedarf anpassen. Erst nach erteilter Freigabe wird die Rechnung tatsächlich verschickt. Dadurch bleibt die inhaltliche Kontrolle auch bei einem weitgehend automatisierten Ablauf erhalten.

Stundensätze werden rollenbasiert je Akte hinterlegt, Pauschalen lassen sich je Mandat definieren. Auslagen können als Pauschale nach RVG, prozentual oder als fester Betrag abgebildet werden, Reisekosten sind zur Weiterberechnung erfassbar. Fremdgeld wird je Akte verwaltet und bei der Abrechnung automatisch in Erinnerung gebracht, sodass nichts übersehen wird.

Englisch wird als weitere Aktensprache unterstützt, und die Benutzeroberfläche des Dokumentenmanagements ist mehrsprachig angelegt. Bei Eingangsrechnungen lassen sich unterschiedliche Währungen bereits heute verarbeiten. Bei Ausgangsrechnungen bestand dafür bislang keine konkrete Anforderung, eine Umsetzung wäre bei Bedarf aber möglich.

Ja. Der elektronische Versand aus dem System und die gleichzeitige Ablage in der jeweiligen Akte erfolgen über die integrierte Dokumenten- und Serienbriefarchivierung. Eine automatisierte Versandfunktion sorgt dafür, dass Rechnung und Ablage in einem Schritt erledigt werden. Ein manuelles Nacharbeiten entfällt damit.

E-Rechnungen im hybriden Format ZUGFeRD werden unterstützt, ergänzt um XRechnung und eRechnung über entsprechende Schnittstellen. Abrechnungen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz lassen sich direkt aus dem System erstellen. Die Archivierung erfolgt GoBD-konform und revisionssicher, sodass auch steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.

Ein Storno lösen Sie mit einem Klick aus: Das System legt automatisch eine Stornobuchung mit umgekehrtem Vorzeichen an, stellt sie zu und verbucht sie. Gutschriften werden als eigenständige Rechnungen geführt. Eine Korrektur erfolgt technisch als Storno mit anschließender korrigierter Neuerstellung der Rechnung.

Ja. Zahlungen aus dem elektronischen Bankkonto werden erkannt, zugeordnet und automatisch verbucht. Der laufende Kassenbestand wird zum Monatsende nach Abschluss der Kasse gebucht. Da Forderungen und Verbindlichkeiten im System erfasst sind, gleichen eingehende Zahlungen die offenen Posten automatisch aus.

Die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen und Mandaten gelingt in der großen Mehrheit der Fälle. Das System überwacht die Bankbuchungen im Hintergrund und meldet sich bei nicht eindeutig zuordenbaren Zahlungen mit einer Rückfrage. Auf Basis der Antwort wird die betreffende Zahlung anschließend korrekt verarbeitet und das System soweit möglich angepasst, sodass auch Ausnahmefälle zuverlässig geklärt werden.

Teilzahlungen werden über eine Teilausbuchung der jeweiligen offenen Position verarbeitet. Die Forderung bleibt dabei in Höhe des noch offenen Betrags im System sichtbar. So behalten Kanzlei und Mandantschaft jederzeit den Überblick über den tatsächlichen Zahlungsstand.

Ja. Das Mahnwesen ist ebenso wie der Zahlungsverkehr Teil der angebotenen Dienstleistungspauschale und wird im Hintergrund mit übernommen. Dabei erhält die Kanzlei einen Zahlungs- beziehungsweise Mahnvorschlag, den sie freigeben oder nach eigenen Wünschen anpassen kann. So bleibt die automatisierte Bearbeitung mit einer menschlichen Kontrolle verbunden.

Ja, einzelne Mandate oder Rechnungen lassen sich gezielt von automatischen Mahnläufen ausnehmen. Das ist etwa bei laufenden Verhandlungen oder besonderen Vereinbarungen mit der Mandantschaft sinnvoll. Die Steuerung erfolgt dabei individuell je Fall.

Ja, eine Freigabe vor dem Versand einer Mahnung durch Partnerinnen oder Partner ist vorgesehen. Damit lässt sich die automatisierte Mahnbearbeitung mit einer zusätzlichen inhaltlichen Kontrolle verbinden. So bleibt die Entscheidungshoheit über heikle Mahnschritte bei der Kanzleileitung.

Ja, automatisierte Zahlungserinnerungen sind Teil des Zahlungs- und Mahnwesens. Sie ergänzen die regelbasierten Mahnläufe und lassen sich wie diese individuell anpassen oder für bestimmte Fälle ausnehmen. Damit lässt sich der gesamte Prozess vom Zahlungseingang bis zur Erinnerung weitgehend automatisiert abbilden.

Die laufende Buchhaltung findet direkt im System und im Unternehmen statt, nicht mehr extern. Die angebotene Dienstleistungspauschale umfasst ergänzende Tätigkeiten in der Finanzbuchhaltung (Anlage Anlagevermögen, wiederkehrende Buchungen, Bankbuchungen, Abklärung von Zweifelsfragen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Auswertungen sowie die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung). Laufende Buchhaltungskosten bei der Steuerberatung entfallen damit. Der Jahresabschluss selbst gehört jedoch nicht zum Leistungsumfang und verbleibt bei der Steuerberatung.

Ja. Bank- und Kassenbuchungen werden elektronisch und automatisiert vorgenommen. Der Kassenbestand wird zum Monatsende automatisch gebucht, sodass keine manuelle Nacherfassung erforderlich ist. Damit bleibt die Buchhaltung laufend aktuell.

Die Erkennung und Kontierung erfolgt KI-gestützt: Das System erkennt den Absender, gleicht die Inhalte mit vorhandenen Daten ab und übernimmt die Kontierung automatisch. Mitarbeitende greifen nur noch bei der abschließenden Prüfung ein, wodurch sich der Aufwand auf wenige Minuten je Rechnung reduziert. Ein- und Ausgangsrechnungen werden elektronisch erfasst, Kreditoren- und Debitorennummern werden automatisch generiert.

Kontenrahmen, Kostenstellen und Kostenträger werden im Rahmen der Einrichtung individuell hinterlegt. Erlösauswertungen lassen sich nach Erlösart, Zeitraum, Kostenträger und Kostenstelle erstellen, auch in Kombination miteinander. Damit lassen sich Erträge und Kosten je Mandat oder Organisationseinheit transparent nachvollziehen.

Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung wird als Teil der angebotenen Dienstleistungspauschale erstellt. Sie basiert auf den laufend im System erfassten Buchungen und erfordert keinen gesonderten externen Schritt. Damit entfällt eine zusätzliche Beauftragung für diese wiederkehrende Aufgabe.

Die Übergabe der Buchhaltungsdaten an die Steuerberatung erfolgt über eine standardisierte DATEV-Schnittstelle. Damit stehen alle erforderlichen Daten in einem gängigen, von Steuerberatungen üblicherweise verwendeten Format zur Verfügung. Die Erstellung von Jahresabschluss und E-Bilanz selbst erfolgt weiterhin bei der Steuerberatung.

Typischerweise verbleiben der Jahresabschluss sowie Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und sonstige Erklärungen bei der Steuerberatung. Die laufende Buchhaltung, Auswertungen und das Mahnwesen übernimmt dagegen das System beziehungsweise die zugehörige Dienstleistungspauschale. Diese Aufgabenteilung lässt sich je nach Bedarf der Kanzlei weiter abstimmen.

Die Übergabe erfolgt über die DATEV-Schnittstelle. Möchte die Steuerberatung zusätzlich Einsicht in einzelne Belege nehmen, erhält sie entweder einen lesenden Zugriff auf die Datenbank, oder die Belege werden ihr auf Anforderung gezielt zur Verfügung gestellt. Beide Varianten lassen sich je nach Wunsch der Zusammenarbeit wählen.

Ja, der Export erfolgt standardmäßig über die DATEV-Schnittstelle. Für die Übernahme aus Altsystemen wird zusätzlich mit dem Exportformat für die Datenüberlassung nach GoBD gearbeitet, einem anerkannten Standard für den Datenzugriff bei steuerlich relevanten Unterlagen. Damit ist die Kompatibilität mit gängigen Steuerberatungssystemen sichergestellt.

Ja. Es besteht ein lesender Zugriff auf die Buchhaltung, über den sich betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie Liquiditäts-, Forderungs- und Umsatzinformationen selbstständig abrufen lassen. Eine zusätzliche Abstimmung mit externen Stellen ist dafür nicht erforderlich. Perspektivisch sollen diese Auswertungen auch über die KI-Suite verfügbar werden.

Die Erkennung erfolgt über KI-gestützte Auswertung in Kombination mit einer Scan- und OCR-Integration, die Stapelscannen und eine automatische Ablage unterstützt. Anlagen aus E-Mails werden extrahiert und vollständig indexiert, sodass sie durchsuchbar sind. Damit lassen sich sowohl digital eingehende als auch papierhafte Rechnungen in denselben Prozess einbinden.

Ja, die Kontierung erfolgt automatisch nach Abgleich mit den im System vorhandenen Daten. Mitarbeitende müssen das Ergebnis in der Regel nur noch abschließend prüfen. Das reduziert den manuellen Erfassungsaufwand deutlich.

Ja, die Zuordnung erfolgt über das für die Mandantschaft in der Buchhaltung geführte Personenkonto, ein mitgeführtes Aktenzeichen sowie den jeweiligen Kostenträger. Dadurch lässt sich jede Rechnung eindeutig dem zugehörigen Mandat zuordnen. Die Zuordnung steht anschließend auch für Auswertungen nach Mandat oder Kostenträger zur Verfügung.

Ja, Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen lassen sich individuell gestalten, etwa gestaffelt nach Betragsgrenzen, nach Kostenart oder nach der jeweils verantwortlichen Person. Damit lässt sich die interne Kontrolle an die Organisationsstruktur der Kanzlei anpassen. Mehrstufige Freigaben sind dabei ebenso möglich wie einfache Einzelfreigaben.

Ja, dieselbe Rechnungsnummer wird bei gleichem Lieferanten nicht doppelt zugelassen. Damit wird eine versehentliche Doppelerfassung und -zahlung derselben Rechnung verhindert. Die Prüfung erfolgt automatisch im Hintergrund, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Wiederkehrende Rechnungen, etwa für Mieten oder Abonnements, lassen sich als wiederkehrende Buchungen im System hinterlegen. Dadurch müssen gleichbleibende Belege nicht jedes Mal neu erfasst werden. Das reduziert den wiederkehrenden Erfassungsaufwand in der Buchhaltung.

Ja, nach der Freigabe einer Eingangsrechnung lässt sich ein Zahlungslauf vorbereiten. Der Zahlungsverkehr ist Bestandteil der angebotenen Dienstleistungspauschale und wird entsprechend mit abgewickelt. Damit schließt sich der Prozess von Rechnungseingang über Freigabe bis zur Zahlung durchgängig.

Outlook ist vollständig in CONTISS integriert: E-Mails lassen sich per Drag and Drop ablegen, Anlagen werden automatisch extrahiert und vollständig indexiert. Eine Funktion namens AutoIdent erkennt die am Vorgang beteiligten Personen und ordnet die Nachricht so der passenden Konversation zu. Eine darüber hinausgehende, vollständig agentische E-Mail-Erkennung und -Ablage befindet sich aktuell in der Entwicklung. Schon heute reduziert sich die manuelle Ablage dadurch auf wenige Klicks.

Ja, über die AutoIdent-Funktion. Sie identifiziert die am jeweiligen Vorgang beteiligten Personen und Organisationen automatisch aus der E-Mail und schlägt die passende Zuordnung vor. Das erleichtert insbesondere die Ablage von E-Mails neuer oder bislang nicht gespeicherter Kontakte.

Ja. Anhänge werden bei der Ablage automatisch extrahiert und vollständig indexiert, sodass sie anschließend über die Volltextsuche auffindbar sind. Das gilt unabhängig vom Dateiformat der Anlage. Eine gesonderte manuelle Nacharbeit ist dafür nicht nötig.

Im Zweifel nimmt Outlook keine automatische Zuordnung vor, um Fehlzuordnungen zu vermeiden. Die KI-Suite kann in solchen Fällen einen Zuordnungsvorschlag machen, der jedoch von einem Nutzer geprüft und freigegeben werden muss. Ohne diese Freigabe unterbleibt die automatische Ablage, oder sie kann im Einzelfall fehlerhaft ausfallen. Die endgültige Zuordnung liegt damit stets in der Verantwortung des Anwenders.

Ja, mit einem Klick. Dokumente und E-Mails können nachträglich umbenannt, einer anderen Akte zugeordnet und neu kategorisiert werden. Die Korrektur ist jederzeit durch den jeweiligen Anwender möglich und erfordert keine technische Unterstützung.

Nein. Eine Verbesserung der automatischen Zuordnung erfolgt nur, wenn der zugrundeliegende Agent gezielt angepasst wird, was eine entsprechende Meldung an den Support voraussetzt. Einzelne Korrekturen von Anwendern fließen nicht automatisch in ein KI-Modell ein.

Ja. Die Outlook-Integration ist nicht auf ein einzelnes Postfach beschränkt, mehrere Postfächer können gleichzeitig angebunden werden. Da die Suche über die vollindexierte Datenbank läuft und nicht direkt über das Postfach, sind abgelegte Inhalte aus allen angebundenen Postfächern einheitlich auffindbar.

Ja. Persönliche und zentrale Postfächer lassen sich getrennt anbinden und über Rollen und Berechtigungen unterschiedlich behandeln, etwa hinsichtlich Zugriff und Zuständigkeit. So bleibt nachvollziehbar, wer für welches Postfach verantwortlich ist, ohne dass alle Mitarbeitenden automatisch Zugriff auf jedes Postfach erhalten.

Nein, eine Ablage erfolgt nicht automatisch beim Versand. Sie wird nur ausgelöst, wenn dies beim Senden der E-Mail (ein Klick) aktiv angestoßen wird. Damit bleibt es in der Hand des Anwenders, welche ausgehenden E-Mails Teil der Akte werden.

Die Ablage erfolgt aktiv durch den Nutzer, es gibt also keine ungewollte automatische Übernahme. Bereits ins DMS verlagerte E-Mails und Dokumente werden in Outlook entsprechend gekennzeichnet, sodass für alle Mitarbeitenden erkennbar ist, was schon archiviert wurde. Versehentlich abgelegte E-Mails lassen sich zudem einfach korrigieren: Sie können in der Datenbank in den Papierkorb verschoben, an der Oberfläche gelöscht oder vollständig entfernt werden.

Ja. Die Datenbank von CONTISS ist vollständig indexiert, die Volltextsuche funktioniert ähnlich wie bei einer Internetsuchmaschine über alle Klassen, Felder und Dokumente hinweg. PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint- und Outlook-Inhalte werden dabei vollständig erfasst. Eine gesonderte Suche je Dokumenttyp ist damit nicht nötig, aber möglich.

Ja. Gescannte Dokumente werden per OCR-Texterkennung erfasst und anschließend wie andere Dokumente vollständig indexiert. In Kombination mit der Scan-Integration lassen sich auch größere Mengen an Papierdokumenten per Stapelscan einbinden und sind danach über die Volltextsuche auffindbar.

Ja. Die Suche läuft über die zentrale, vollindexierte Datenbank und nicht über das einzelne Postfach. Dadurch sind abgelegte E-Mails aus allen angebundenen Postfächern einheitlich erfasst und über eine einzige Suche auffindbar.

CONTISS ist für den Umgang mit großen Datenmengen bei Upload und Volltextindizierung ausgelegt, sodass neue Inhalte zeitnah durchsuchbar werden. Konkrete, standardisierte Indexierungszeiten lassen sich pauschal jedoch nicht angeben, da sie unter anderem von Dateigröße und -menge abhängen. Im Regelbetrieb ist die Verzögerung für Anwender in der Praxis kaum spürbar.

Ja. Die Metadatensuche lässt sich mit der Volltextsuche kombinieren, sodass auch komplexe Suchanfragen nach mehreren Kriterien gleichzeitig möglich sind. So lässt sich beispielsweise gezielt nach Dokumenten eines bestimmten Bearbeiters in einem bestimmten Zeitraum und Mandat suchen. Die Filterkriterien lassen sich beliebig kombinieren.

Beides. Die Suche in der Datenbank arbeitet index- und parameterbasiert, setzt also eine korrekte Schreibweise voraus. Die KI-Suite ergänzt darüber hinaus eine semantische Recherche: Dokumente werden in Abschnitte zerlegt, in Vektoren übersetzt und nach inhaltlicher Relevanz sortiert. Diese Vektoren liegen in der Datenbank der jeweiligen Kundeninstanz und werden von offenen, in Deutschland betriebenen Sprachmodellen verarbeitet. Die semantische Recherche gehört zum vollen Funktionsumfang der KI-Suite ab dem 1. Januar 2027.

Ja. PDF-, Office-, Text- und E-Mail-Dateien sowie Bilder und gescannte Dokumente lassen sich direkt in den Chat der KI-Suite laden und zusammenfassen, vergleichen oder gezielt auswerten. Die Ergebnisse können als Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Datei ausgegeben werden. Für Berechnungen und Auswertungen führt die Plattform bei Bedarf auch Code direkt im Chat aus.

Zusätzlich kann die KI auch die Datenbank durchsuchen und eine Trefferliste generieren.

CONTISS enthält ein integriertes CRM- bzw. XRM-System für den direkten Datenaustausch mit Mandanten. Es unterstützt die gezielte Gestaltung und Nachverfolgung von Interaktionen sowie die Arbeitsplanung im Team. Damit lassen sich Mandantenbeziehungen und interne Zusammenarbeit innerhalb desselben Systems abbilden, ohne eine separate CRM-Software zu benötigen.

Ja. Zu einem Beteiligten lassen sich weitere Geschäftspartner verlinken, Unterbeteiligte wie Abteilungen oder Tochtergesellschaften anlegen sowie mehrere Adressen, etwa Post- und Rechnungsanschrift, hinterlegen. Unterbeteiligte werden dabei auch automatisch in der Kollisionsprüfung berücksichtigt, die auf Namensgleichheit und Namensähnlichkeit prüft. So lassen sich auch komplexe Beteiligtenstrukturen vollständig abbilden.

Ja. Personen können bestimmten Rollen zugeordnet werden, und Beziehungen zwischen ihnen lassen sich hinterlegen und anzeigen. Das schafft Übersicht, etwa wenn dieselbe Person in mehreren Zusammenhängen eine unterschiedliche Funktion hat.

Ja, das ist eine Standardfunktion und erfordert keine gesonderte Einrichtung. Neue Kontakte aus eingehenden oder ausgehenden E-Mails werden automatisch erkannt und können direkt übernommen werden. Das reduziert den manuellen Pflegeaufwand für Stammdaten.

Ja. CONTISS bietet ein Wiedervorlagesystem mit Outlook-Anbindung, einen digitalen Postkorb für die direkte Arbeitsübergabe sowie eine differenzierte ToDo- und Wiedervorlagelogik. Aufgaben und Wiedervorlagen lassen sich direkt mit den zugehörigen Dokumenten verknüpfen und haben einen Status, sodass sie auch von anderen Mitarbeitenden übernommen werden können. Zudem kann automatisch eskaliert werden, wenn Fristversäumnis droht oder eine fällige Wiedervorlage nicht bearbeitet wird.

Ja. Sie können dokumentieren, ob jemand als Interessent geführt wird, den bisherigen Kommunikationsverlauf sowie weitere relevante Informationen festhalten. Dazu lassen sich Wiedervorlagen und Gesprächsnotizen anlegen, sodass der Status einer Anbahnung jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Ja. Diese Angaben lassen sich in den Stammdaten des jeweiligen Beteiligten hinterlegen. So bleibt nachvollziehbar, über welchen Weg oder welche Empfehlung ein Kontakt zustande gekommen ist.

Grundsätzlich ja. CONTISS stellt eine vollständig dokumentierte API in den Varianten SOAP und RESTful sowie ein ODBC-Interface für SQL-Abfragen bereit. Darüber wurden bereits zahlreiche kundenspezifische Schnittstellen zu anderen Systemen realisiert, sodass auch eine Anbindung an ein bestehendes CRM-System grundsätzlich möglich ist.

Grundsätzlich jede Form von Daten, etwa Stamm- und Bewegungsdaten, Dokumente oder E-Mails. Der konkrete Umfang einer Synchronisation richtet sich nach den Anforderungen und Möglichkeiten des jeweils angebundenen Systems. Details werden im Einzelfall gemeinsam festgelegt.

CONTISS stellt eine vollständig dokumentierte API in den Varianten SOAP und RESTful bereit, ergänzt um ein ODBC-Interface für direkte SQL-Abfragen. Damit lassen sich sowohl moderne webbasierte Integrationen als auch klassische Datenbankabfragen umsetzen.

Kundenspezifische Schnittstellen werden nach tatsächlichem Aufwand berechnet. Im Anschluss fällt eine Pflege- und Wartungspauschale an, damit die Schnittstelle dauerhaft funktionsfähig bleibt. Die konkrete Höhe richtet sich nach Umfang und Komplexität der jeweiligen Anbindung.

Ja. Die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ist eine Kernfunktion von CONTISS. Die Plattform unterstützt damit ausdrücklich die Einhaltung einschlägiger Anforderungen aus GoBD und DSGVO im Dokumentenmanagement. Dokumente lassen sich so langfristig rechtssicher aufbewahren.

Ja. Alle Dokumentversionen bleiben erhalten, das jeweilige Originaldokument ist dabei jederzeit abrufbar. Zusätzlich lassen sich Arbeitskopien anlegen, etwa um Markierungen vorzunehmen, ohne das Ausgangsdokument zu verändern. Ein zurückkommendes, bearbeitetes Dokument wird automatisch als neue Version zum Ausgangsdokument gespeichert.

Ja. Für jedes Dokument wird nachvollziehbar protokolliert, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Diese Historie bleibt dauerhaft einsehbar und unterstützt damit auch Nachweis- und Kontrollpflichten.

E-Mails und ihre Anhänge werden über die Outlook-Integration archiviert, inklusive automatischer Anlagen-Extraktion und vollständiger Indexierung. Neben Outlook werden auch Lotus Notes und Thunderbird unterstützt. Damit lassen sich E-Mails aus unterschiedlichen Mailsystemen einheitlich in der Akte ablegen.

Eine automatische Verschlagwortung ist nicht erforderlich, da die Datenbank von CONTISS bereits vollständig indexiert ist und darüber durchsuchbar bleibt. Unabhängig davon können jederzeit zusätzliche Schlagworte manuell ergänzt werden, etwa für eigene Ordnungskriterien. So lässt sich die Struktur bei Bedarf weiter verfeinern.

Ja. CONTISS ist in Word, Excel, PowerPoint und Outlook integriert und unterstützt zusätzlich die Drag-and-Drop-Ablage direkt aus dem Windows Explorer. Office-Vorlagen lassen sich mit automatischer Übernahme der Aktendaten direkt aus dem System aufrufen, und ein Check-in/Check-out-Mechanismus ermöglicht die exklusive Bearbeitung eines Dokuments. So entsteht kein Medienbruch zwischen Office-Anwendungen und Akte.

CONTISS arbeitet mit definierbaren Eindeutigkeitskriterien, die eine zweite Ablage desselben Dokuments verhindern. Dadurch bleibt die Akte übersichtlich, auch wenn mehrere Personen auf dieselben Dokumente zugreifen. Die konkreten Kriterien lassen sich an die eigenen Anforderungen anpassen.

CONTISS unterstützt die Umsetzung von DSGVO-Anforderungen und erlaubt die Hinterlegung eines vollständigen automatischen Löschsystems. Daneben gibt es einfache Löschvorgänge per Checkbox, die eine Löschung nach bestimmten Fristen auslösen und vorab auf die bevorstehende Löschung hinweisen. So lassen sich gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten gemeinsam abbilden.

Für viele verbreitete Kanzleiprogramme liegt bislang keine standardisierte, vollständig vorgefertigte Migrationsmatrix vor. Erfahrung besteht aus verschiedenen anderen Altsystemen. Die eigentliche Herausforderung liegt dabei nicht in der Übernahme nach CONTISS als vielmehr in einem vollständigen und strukturierten Export aus dem bisherigen System – bei zahlreichen Herstellern ist ein solcher Export bislang nur eingeschränkt oder gar nicht möglich. Sobald ein Export vorliegt, wird der konkrete Umfang der übernehmbaren Daten, der Umgang mit Metadaten sowie die Qualitätssicherung gemeinsam mit der Kanzlei geklärt.

Ja. Die Übernahme und Umstellung der Finanzbuchhaltung erfolgt vom Altsystem im Exportformat für die Datenüberlassung nach GoBD, pro Unternehmen und für bis zu zehn Wirtschaftsjahre. Dabei werden auch Einzelbuchungssätze, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung berücksichtigt.

Das hängt stark vom Einzelfall ab, insbesondere vom Datenvolumen und dem verfügbaren Exportweg aus dem Altsystem. Empfohlen wird ein stufenweises Vorgehen: Zunächst werden die aktuellen, laufenden Akten übernommen, der restliche Aktenbestand folgt anschließend schrittweise. So lässt sich der Übergang ohne größere Unterbrechung im Tagesgeschäft gestalten.

Ja, ein Parallelbetrieb wird sogar empfohlen. Dabei werden bestehende Akten zunächst im bisherigen System weitergeführt, während neue Akten bereits in CONTISS angelegt werden. So lässt sich der Umstieg schrittweise und risikoarm vollziehen.

Das bisherige System, einschließlich eines eventuell dafür betriebenen Servers, kann erst abgeschaltet werden, wenn alle Akten exportiert sind oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der zuletzt dort geführten Akten endet. Bis dahin bleibt ein Zugriff auf die historischen Daten im Altsystem erforderlich. Diese Frist richtet sich nach den einschlägigen berufs- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Die Kanzlei übergibt CONTISS die erforderlichen Unternehmens- und Nutzerdaten. CONTISS richtet daraufhin die Datenbank ein, legt Nutzer und Berechtigungen an, hinterlegt Kontenrahmen und Kostenstellen, übernimmt die Finanzbuchhaltung und schult sämtliche Anwender. Der Go-live erfolgt in vier Wochen ab Bestellung.

CONTISS übernimmt das Aufsetzen, die Einrichtung und die Datenübernahme in das System. Das Prozessmanagement innerhalb der Kanzlei liegt bei der dort verantwortlichen Person. Für die eigentliche Migration aus einem Altsystem wird häufig auf unabhängige externe Anbieter verwiesen.

Für die Datenbank sind zwei Schulungen zu je vier Stunden oder alternativ vier Schulungen zu je zwei Stunden für sämtliche Anwender per Teams vorgesehen, ergänzt um bedarfsgerechten Support in den ersten drei Monaten. Für die KI-Suite führt der Technologiepartner das Team zunächst an die Plattform heran und bietet optional weiterführende Schulungen sowie laufenden technischen Support nach Bedarf. Die Einrichtung einer KI-Instanz dauert dabei wenige Tage.

Ja. Die Schulungsinhalte werden an die jeweiligen Rollen in der Kanzlei angepasst, sodass jede Berufsgruppe gezielt in die für sie relevanten Funktionen eingeführt wird. Das steigert die Effizienz des Onboardings gegenüber einer rollenunabhängigen Einheitsschulung.

Support steht werktags von 8 bis 18 Uhr zur Verfügung und wird nach tatsächlichem Zeitaufwand abgerechnet. Nach einer kurzen Eingewöhnungszeit liegt der monatliche Supportbedarf erfahrungsgemäß deutlich unter einer Stunde. Der konkrete Stundensatz ist Teil der Preisgestaltung und wird im endgültigen Angebot gesondert ausgewiesen.

Eine Supportanfrage erhält in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine Reaktion, bei dringenden Notfällen innerhalb von 4 Stunden – jeweils innerhalb der üblichen Bürozeiten von 8 bis 18 Uhr. Außerhalb dieser Zeiten verlängert sich die Reaktionszeit entsprechend. Diese Richtwerte beschreiben den üblichen Ablauf und stellen keine verbindliche Zusage dar.

In der Startphase stehen in der Regel zwei bis drei feste Ansprechpartner zur Seite. So bleibt die Kommunikation auch bei wechselnden Themen konsistent, und die Kanzlei muss sich nicht bei jeder Anfrage neu erklären.

Updates werden versioniert automatisch bereitgestellt, die Kosten dafür sind bereits in der Nutzungsgebühr enthalten. Es fallen also keine separaten Update-Gebühren an. Neue Funktionen stehen damit allen Kunden ohne zusätzlichen Beschaffungsaufwand zur Verfügung.

Updates werden auf die Wochenenden oder die Nachtstunden gelegt. Es entstehen in der Regel kürzere Ausfallzeiten von ein bis vier Stunden.