Wer die Software wechselt, möchte seine Daten mitnehmen: die Buchhaltung der vergangenen Jahre, die laufenden Akten, die Dokumente und die Korrespondenz. Die eigentliche Herausforderung liegt dabei nicht in der Übernahme nach CONTISS, sondern im vollständigen und strukturierten Export aus dem bisherigen System.
Deshalb unterscheiden wir zwei Teile. Für die Buchhaltung gibt es einen festen Weg. Bei allen übrigen Altdaten gibt der Export aus dem Altsystem den Ausschlag.
Die Buchhaltung: fester Bestandteil der Einführung
Ihre bisherige Finanzbuchhaltung übernehmen wir bei der Einführung aus dem Altsystem, zum Beispiel aus DATEV. Die Übernahme erfolgt im Exportformat für die Datenüberlassung nach GoBD, einem anerkannten Standard für den Datenzugriff bei steuerlich relevanten Unterlagen. Sie umfasst je Unternehmen bis zu zehn Wirtschaftsjahre, und zwar mit Einzelbuchungssätzen, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung. Damit stehen auch die Vorjahre im neuen System zur Verfügung, auf der Ebene der einzelnen Buchungen.
Die Übernahme der Buchhaltung ist in der Implementierung enthalten. Dazu gehören außerdem das Einrichten der Datenbank und die Anlage aller Nutzerinnen und Nutzer samt Berechtigungen. Auch die Schulungen und ein intensiverer Support in den ersten drei Monaten sind enthalten. Ab dem Go-live läuft die Buchhaltung direkt in CONTISS. Für die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung steht die DATEV-Schnittstelle bereit.
Akten und Dokumente: Der Export entscheidet
Bei den übrigen Altdaten sieht es anders aus. Ob Akten, Beteiligtenstammdaten, Dokumente, E-Mails, Zeiteinträge, Rechnungen oder Wiedervorlagen: Welche Daten sich übernehmen lassen, zeigt sich erst am Export. Für viele verbreitete Kanzleiprogramme liegt bislang keine standardisierte, vorgefertigte Migrationsmatrix vor. Migrationserfahrung haben wir mit verschiedenen Altsystemen.
Bei zahlreichen Herstellern ist ein vollständiger, strukturierter Export bislang nur eingeschränkt oder gar nicht möglich. Sobald ein Export vorliegt, klären wir gemeinsam mit Ihnen den Umfang der übernehmbaren Daten, den Umgang mit Metadaten und die Qualitätssicherung.
Die Einrichtung und den Import der Daten in CONTISS übernehmen wir. Für die eigentliche Migration aus einem Altsystem verweisen wir häufig auf unabhängige externe Anbieter. Die Übernahme dieser sonstigen Altdaten ist nicht in der Implementierung enthalten. Sie erfolgt nach Aufwand und gesonderter Vereinbarung. Einen pauschalen Betrag gibt es dafür nicht, weil die Kosten vom jeweiligen Altsystem und vom Datenvolumen abhängen.
Nicht der Import ist die Hürde, sondern der Export aus dem Altsystem.
Stufenweise umsteigen, parallel weiterarbeiten
Wie lange eine Migration dauert, hängt vom Einzelfall ab, vor allem vom Datenvolumen und vom verfügbaren Exportweg. Wir empfehlen ein stufenweises Vorgehen. Zuerst kommen die aktuellen, laufenden Akten, der restliche Aktenbestand folgt schrittweise.
Für die Zeit der Umstellung raten wir zu einem Parallelbetrieb. Bestehende Akten führen Sie zunächst im bisherigen System weiter, neue Akten legen Sie bereits in CONTISS an. So läuft das Tagesgeschäft ohne größere Unterbrechung weiter, und der Umstieg bleibt risikoarm.
Wann das Altsystem abgeschaltet werden kann
Das bisherige System lässt sich erst abschalten, wenn alle Akten exportiert sind oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der zuletzt dort geführten Akten endet. Das gilt auch für einen eventuell dafür betriebenen Server. Bis dahin brauchen Sie Zugriff auf die historischen Daten im Altsystem. Maßgeblich sind die berufs- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Ist es so weit, entfallen in der Regel die bisherigen Applikations- und Terminalserver samt deren Datensicherung und Pflege. CONTISS läuft vollständig im Browser und braucht keinen eigenen Server in Ihrem Haus. Weiterhin benötigt werden ein Netzwerk mit Internetzugang, eine Firewall, Scanner und Telefonie. Für die Integration in Office und Outlook kommt Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365 hinzu.
Auch für den umgekehrten Fall ist vorgesorgt. Bei Vertragsende sichern wir Ihnen einen vollständigen, strukturierten Export aller Daten und Dokumente vertraglich zu, im jeweiligen Originalformat und mit allen Metadaten. Der Export steht unter anderem über die DATEV-Schnittstelle, eine ODBC/SQL-Schnittstelle und eine dokumentierte API zur Verfügung. Abgerechnet wird er nach tatsächlichem Zeitaufwand. So bleiben Sie technisch unabhängig.
Unser Rat für die Planung: Klären Sie früh, welchen Export Ihr bisheriger Anbieter ermöglicht, und planen Sie den Parallelbetrieb von Anfang an ein.
