Mit der Abrechnung wird die Arbeit an einem Mandat zu Umsatz. Bis eine Rechnung bei der Mandantschaft ist, sind allerdings viele Einzelschritte nötig. Zeiten werden geprüft, Auslagen ergänzt und Fremdgeld berücksichtigt. Dann wird die Rechnung erstellt, versendet und gebucht, und der Zahlungseingang muss im Blick bleiben.
In RA-CONTISS greifen diese Schritte ineinander. Die Honorarabrechnung nach RVG ist Teil von RA-CONTISS und im Bundle-Preis enthalten, ohne Aufpreis. Die Kanzlei entscheidet über Abrechnungsart, Zeiten und Freigabe, den Rest erledigt das System weitgehend automatisch.
Im Mandat festlegen, wie abgerechnet wird
Für jedes Mandat legen Sie fest, ob nach RVG, nach Zeit oder pauschal abgerechnet wird. Abrechnungen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz erstellen Sie direkt aus dem System.
Zeiten erfassen Sie zentral oder direkt im jeweiligen Vorgang, im Browser und ohne Begrenzung der Textlänge in der Beschreibung. Die Beschreibung ist auch für Spracherkennungslösungen zugänglich. Bei der Abrechnung nach Zeit ist ein Fünf-Minuten-Takt ebenso möglich wie andere Taktungen oder eine minutengenaue Abrechnung. Nicht abrechenbare Zeiten erfassen Sie ebenfalls.
Die Stundensätze hängen nicht an einzelnen Personen, sondern an der Stellung in der Kanzlei, etwa Partner oder Sekretariat. Sie werden je Akte hinterlegt. Pauschalen definieren Sie je Mandat. Bei der Abrechnung ersetzt die Pauschale den entstandenen Zeitaufwand, der dabei als abgerechnet markiert wird. Honorarhöchstgrenzen lassen sich je Mandat oder je Mandant festlegen.
Auslagen, Fremdgeld und Kostendeckung
Auslagen bilden Sie als Pauschale nach RVG, prozentual oder als festen Betrag ab. Reisekosten erfassen Sie und berechnen sie weiter. Fremdgeld verwaltet RA-CONTISS je Akte. Bei der Abrechnung erinnert das System automatisch daran, damit nichts übersehen wird.
Arbeiten mehrere Personen in derselben Akte am selben Sachverhalt, stimmen Sie deren Zeiteinträge innerhalb der Akte miteinander ab. So wird nichts doppelt erfasst. Noch nicht abgerechnete Zeiten sind jederzeit abrufbar.
Weil die Zeiterfassung parallel läuft, sehen Sie auch bei Pauschal- und RVG-Mandaten, ob eine Rechnung Ihren tatsächlichen Zeitaufwand deckt. So erkennen Sie, welche Mandate sich rentieren. Wie die Rechnungspositionen auf die Beteiligten im Team aufgeteilt werden, bestimmen Sie selbst.
Prüfen, freigeben, versenden
Vor der Rechnungsstellung steht ein Prüf- und Freigabeworkflow. Verantwortliche sichten die erfassten Zeiten und bestätigen oder korrigieren sie. Die Freigabestufen lassen sich an Ihre Organisation anpassen, gestaffelt nach Funktion in der Kanzlei und auf Wunsch mit Betragsgrenzen. Auch die fertige Rechnung können Sie vor dem Versand einsehen und anpassen. Erst nach der Freigabe geht sie hinaus.
Danach übernimmt das System. Es erstellt die Rechnung, versendet sie, legt sie in der Akte ab und bucht sie auf das zugeordnete Erlöskonto. Die anteiligen Umsätze werden den Beteiligten nach Kostenstelle zugewiesen, Kostenstellenauswertungen erhalten Sie monatlich.
Den Zahlungseingang überwacht RA-CONTISS ebenfalls. Zahlungen aus dem elektronischen Bankkonto werden erkannt, zugeordnet und verbucht, offene Posten gleichen sich automatisch aus. Bei Teilzahlungen bleibt die Forderung in Höhe des offenen Betrags sichtbar. Ist eine Zahlung nicht eindeutig zuzuordnen, meldet sich das System mit einer Rückfrage.
Bleibt eine Zahlung aus, erhalten Sie einen Mahnvorschlag, den Sie freigeben oder anpassen. Auch eine Freigabe durch Partnerinnen oder Partner vor dem Versand ist vorgesehen. Einzelne Mandate oder Rechnungen nehmen Sie bei Bedarf von automatischen Mahnläufen aus, etwa während laufender Verhandlungen.
Die Kanzlei entscheidet, was abgerechnet wird. Den Weg von der Freigabe bis zum Zahlungseingang erledigt RA-CONTISS weitgehend automatisch.
E-Rechnung, Storno und Korrektur
RA-CONTISS unterstützt E-Rechnungen im hybriden Format ZUGFeRD, ergänzt um XRechnung über entsprechende Schnittstellen. Die Archivierung erfolgt GoBD-konform und revisionssicher.
Ein Storno lösen Sie mit einem Klick aus: Das System legt automatisch eine Stornobuchung mit umgekehrtem Vorzeichen an, stellt sie zu und verbucht sie. Eine Korrektur ist technisch ein Storno mit anschließender Neuerstellung der korrigierten Rechnung. Gutschriften werden als eigenständige Rechnungen geführt.
Für Ihre Kanzlei heißt das: Abrechnung, Buchung und Zahlungskontrolle laufen in einem System. Beim Aufruf eines Kontakts sehen Sie sofort dessen offene Posten. Ihre Zeit fließt in die Prüfung und die Entscheidung, nicht in die Übertragung von Daten zwischen Programmen.
