Unternehmen, die Bücher und Aufzeichnungen elektronisch führen, sind als Steuerpflichtige für deren Ordnungsmäßigkeit verantwortlich. Bei Bedarf müssen sie alle Belege vorlegen. Was das im Einzelnen bedeutet, regeln die GoBD. Der Name steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Die GoBD gelten nicht nur für die Finanzbuchhaltung. Betroffen sind unter anderem auch der Zahlungsverkehr, die Anlagen- und Lohnbuchhaltung und die gesamte elektronische Kommunikation zur Anbahnung und Abwicklung von Geschäften. Kurz: alles, woran die Finanzverwaltung erkennen kann, welches Geschäft wie abgewickelt und wie es verbucht wurde.
Was die GoBD verlangen
Die GoBD stellen eine Reihe von Anforderungen, die das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung kontrolliert. Für die Archivierung stehen vier im Vordergrund. Die erste ist Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen lückenlos und korrekt aufgezeichnet sein. Die zweite ist Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Wer eine Betriebsprüfung durchführt, muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.
Die dritte ist Unveränderbarkeit. Buchungen und Aufzeichnungen sind so zu archivieren, dass der ursprüngliche Zustand nachvollziehbar bleibt. Die vierte ist zeitnahe Erfassung und Ordnung. Unterlagen dürfen nicht unstrukturiert gesammelt werden, sondern sind geordnet und zeitnah zu erfassen.
Aufzubewahren sind nicht nur die steuerlich relevanten Belege, sondern alle Unterlagen, die für die Prüfung der vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Das gilt auch für digitale Belege. Sie müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unverändert archiviert werden.
Versionen und Protokolle machen Änderungen sichtbar
Im Alltag werden Dokumente bearbeitet und Rechnungen korrigiert. Das ist mit den GoBD vereinbar, solange der ursprüngliche Zustand nachvollziehbar bleibt. Genau dafür sind Versionen und Protokolle da.
In CONTISS bleiben alle Versionen eines Dokuments erhalten, das Original ist jederzeit abrufbar. Für Markierungen legen Sie eine Arbeitskopie an, ohne das Ausgangsdokument zu verändern. Kommt ein bearbeitetes Dokument zurück, speichert CONTISS es automatisch als neue Version.
Für jedes Dokument protokolliert CONTISS, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Auch in der Datenbank werden alle Dateneingriffe der jeweils angemeldeten Person zugeordnet, versioniert und historisiert. Die Historie bleibt dauerhaft einsehbar. Rechnungen werden nicht überschrieben: Ein Storno legt automatisch eine Stornobuchung mit umgekehrtem Vorzeichen an, eine Korrektur folgt als neue Rechnung. Gezielt vergebene Zugriffsrechte schützen das Archiv zusätzlich vor unerwünschtem Zugriff. Jede Person sieht nur, was sie sehen darf.
Unveränderbar heißt nicht, dass nichts geändert wird. Es heißt, dass jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Auch E-Mails gehören ins Archiv
Aufbewahrungspflichtige Dokumente, die elektronisch entstehen, müssen auch elektronisch archiviert werden. Für eine E-Mail reicht ein Ausdruck in der Papierakte deshalb nicht aus. CONTISS archiviert E-Mails samt Anhängen revisionssicher über die Outlook-Integration. Anhänge werden automatisch extrahiert und vollständig indexiert. Neben Outlook werden auch Lotus Notes und Thunderbird unterstützt.
Zur Ordnung trägt eine eindeutige Ablagestruktur bei, in der jedes Dokument seinen festen Platz hat. Definierbare Eindeutigkeitskriterien verhindern, dass dasselbe Dokument zweimal abgelegt wird. Papierbelege binden Sie über die Scan-Integration ein, auch per Stapelscan, und sie werden per OCR durchsuchbar. Eingangsrechnungen legt CONTISS als PDF beim jeweiligen Geschäftspartner ab, zusammen mit der Dokumentation von Erfassung, Kontierung und Freigabe. Auch E-Rechnungen archiviert CONTISS GoBD-konform und revisionssicher. Über die gesamte Aufbewahrungsfrist bleiben die Unterlagen unverändert und auffindbar.
Aufbewahren, löschen, übergeben
Aufbewahrungspflichten aus dem Steuerrecht und Löschpflichten aus der DSGVO stehen nebeneinander. CONTISS erlaubt deshalb die Hinterlegung eines vollständigen automatischen Löschsystems. Daneben gibt es einfache Löschvorgänge per Häkchen. Sie lösen eine Löschung nach festgelegten Fristen aus und weisen vorab auf die bevorstehende Löschung hin. So bilden Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Ihre Löschpflichten gemeinsam ab.
Finanzbuchhaltungsdaten exportiert CONTISS im Format für die Datenüberlassung nach GoBD und im DATEV-Format. Die Übergabe an die Steuerberatung läuft über eine standardisierte DATEV-Schnittstelle. Benötigt die Steuerberatung einzelne Belege, erhält sie einen lesenden Zugriff, oder die Belege werden ihr gezielt bereitgestellt. Endet der Vertrag, umfasst der Export neben Dokumenten und Datensätzen auch alle Metadaten, darunter Buchungen und Protokolle. So bleibt die vollständige Historie auch bei einem Systemwechsel erhalten.
Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit bleibt beim Unternehmen. CONTISS unterstützt die Einhaltung der Anforderungen aus GoBD und DSGVO. Belege und Buchungen werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert und liegen bei einer Betriebsprüfung vollständig und nachvollziehbar vor.
