Eine Akte ist nur dann vollständig, wenn auch die E-Mails darin liegen. Bleibt eine Nachricht im persönlichen Postfach, fehlt sie allen anderen. Die Vertretung im Urlaub sieht sie nicht, und die Buchhaltung sucht den Beleg vergeblich.
Deshalb ist Outlook in CONTISS vollständig integriert. Die Ablage geschieht dort, wo die E-Mail ohnehin geöffnet ist, und kostet nur wenige Klicks. Danach finden alle, die auf die Akte zugreifen dürfen, die Nachricht im System.
Ablegen, wo die E-Mail ohnehin offen ist
Eingehende E-Mails ziehen Sie per Drag and Drop in die passende Akte. Bei ausgehenden E-Mails genügt ein Klick beim Senden. Die Ablage stoßen Sie dabei selbst an. So entscheiden Sie, welche Nachricht Teil der Akte wird, und private oder nicht mandatsbezogene E-Mails landen nicht versehentlich in einer Akte.
Bei der Zuordnung hilft AutoIdent. Die Funktion erkennt die am Vorgang beteiligten Personen und Organisationen und schlägt die passende Zuordnung vor. Das erleichtert vor allem die Ablage von E-Mails neuer Kontakte. CONTISS erkennt diese Kontakte automatisch, und Sie können sie direkt in die Stammdaten übernehmen.
Anhänge extrahiert CONTISS bei der Ablage automatisch und indexiert sie vollständig, unabhängig vom Dateiformat. Eine manuelle Nacharbeit ist nicht nötig.
Auch Word, Excel und PowerPoint sind in CONTISS integriert. Dokumente speichern Sie direkt in der Akte, Dateien aus dem Windows Explorer legen Sie per Drag and Drop ab. Office-Vorlagen rufen Sie aus dem System auf, die Aktendaten werden dabei automatisch übernommen.
Sichtbar abgelegt, schnell korrigiert
E-Mails und Dokumente, die bereits im Dokumentenmanagement liegen, sind in Outlook gekennzeichnet. So erkennen alle Mitarbeitenden auf einen Blick, was schon archiviert ist. Definierbare Eindeutigkeitskriterien verhindern zudem, dass dasselbe Dokument ein zweites Mal abgelegt wird.
Liegt eine E-Mail doch einmal in der falschen Akte, ist die Korrektur schnell erledigt. Mit einem Klick benennen Sie E-Mails und Dokumente um, ordnen sie einer anderen Akte zu oder kategorisieren sie neu. Technische Unterstützung braucht es dafür nicht. Eine versehentlich abgelegte E-Mail verschieben Sie in den Papierkorb, löschen sie an der Oberfläche oder entfernen sie vollständig.
In der Akte wird die E-Mail Teil der gemeinsamen Arbeit. Aufgaben und Wiedervorlagen verknüpfen Sie direkt mit den zugehörigen Dokumenten, das Wiedervorlagesystem ist an Outlook angebunden. Über den digitalen Postkorb übergeben Sie Arbeit direkt an Kolleginnen und Kollegen.
Eine E-Mail gehört dorthin, wo der Vorgang liegt: in die Akte, nicht in ein einzelnes Postfach.
Mehrere Postfächer, eine Suche
CONTISS bindet mehrere Outlook-Postfächer gleichzeitig an. Persönliche und zentrale Postfächer lassen sich getrennt anbinden und über Rollen und Berechtigungen unterschiedlich behandeln. So bleibt klar, wer für welches Postfach zuständig ist, und nicht alle Mitarbeitenden erhalten automatisch Zugriff auf jedes Postfach.
Gesucht wird nicht im einzelnen Postfach, sondern in der zentralen, vollständig indexierten Datenbank. Die Volltextsuche funktioniert ähnlich wie eine Internetsuchmaschine und erfasst PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint- und Outlook-Inhalte vollständig. Gescannte Dokumente macht die OCR-Texterkennung durchsuchbar. Mit Filtern grenzen Sie die Suche weiter ein, etwa auf Dokumente einer bestimmten Person aus einem bestimmten Zeitraum und Mandat. Angezeigt werden dabei nur Ergebnisse aus Bereichen, auf die die suchende Person ohnehin Zugriff hat.
Neben Outlook unterstützt CONTISS auch Lotus Notes und Thunderbird. So liegen E-Mails aus unterschiedlichen Mailsystemen einheitlich in der Akte.
Der nächste Schritt: automatische Ablage mit der KI-Suite
Die KI-Suite ist eine eigene Ebene neben den Modulen und wird gegen Aufpreis aktiviert. Seit Oktober 2026 ist sie bei ersten Pilotkunden produktiv im Einsatz, unter anderem mit der automatischen E-Mail-Ablage. Der volle Funktionsumfang mit allen sechs Agenten steht ab dem 1. Januar 2027 zur Verfügung.
Auch mit KI behalten Sie die Kontrolle. Kommt für eine E-Mail mehr als eine Akte infrage, macht die KI-Suite einen Zuordnungsvorschlag. Eine Nutzerin oder ein Nutzer prüft ihn und gibt ihn frei. Ihre Korrekturen fließen nicht automatisch in ein KI-Modell ein, und Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Entwicklung, Datenhaltung und KI-Verarbeitung finden ausschließlich in Deutschland statt.
Schon ohne KI reduziert sich die manuelle Ablage in CONTISS auf wenige Klicks. Das Ergebnis sind vollständige Akten, eine Suche über alle angebundenen Postfächer und eine Korrespondenz, die nicht an einer einzelnen Person hängt.
