Direkt und digital: das rechnet sich

Teil der CONTISS-Komplettlösung ist die FibuNet-Buchhaltungs-Software. Diese verfügt mit webIC über ein webbasiertes Tool zur automatisierten Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Schluss mit aufwändigem manuellen Erfassen und Bearbeiten: der gesamte Rechnungs-Workflow wird automatisiert und über alle Stufen optimiert. Das bedeutet eine Steigerung der Kontrollfähigkeit und höhere Datengenauigkeit im gesamten Unternehmen, eine verbesserte Einhaltung gesetzlicher Auflagen – und nicht zuletzt eine Ersparnis von Zeit und Geld.

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Digitale Bearbeitung spart Zeit und Kosten
Durch das unmittelbare Scannen von Rechnungen sind alle Belege im Unternehmen digital verfügbar. Das bedeutet schnellen Zugriff auf Daten und erübrigt die Suche nach Papierbelegen. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. Für jede Rechnung kann sofort der Bearbeitungsstand ermittelt werden.

Direkte Übernahme elektronischer Rechnungen
Alternativ zum Scannen können elektronische Rechnungen mit Hilfe des FibuNet-Mailcollectors im PDF-Format direkt übernommen werden. Sofern Ihre Lieferanten bereits auf das ZUGFeRD-Format umgestellt haben, wird das automatisierte Auslesen buchungsrelevanter Rechnungsdaten vollständig und sicher möglich, einer manuellen Erfassung dieser Daten oder des Einsatzes einer OCR-Erkennungssoftware bedarf es nicht.

Effiziente Steuerung der Rechnungsbearbeitung
Rechnungen werden digital in den Genehmigungslauf weiter geleitet und die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt. Innerhalb des integrierten Workflows können berechtigte Benutzer Rechnungen in einem Vorgang prüfen und kontieren. Umfassende Warn- und Kontrollfunktionen unterstützen einen disziplinierten Bearbeitungsprozess. Kontierungen werden am Ende des Prozesses einschließlich digitaler Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtliche Anhänge in die Buchhaltung übernommen.

Volle Integration per Schnittstelle mit dem Archivierungs- und Vertragsmanagement-System
Mit der Komplettlösung von CONTISS verwalten Sie Metadaten und Stammdaten immer nur einmal. Haben Sie im Rahmen der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung zu einem neuen Lieferanten diesen als neuen Geschäftspartner in FILERO angelegt und dort eine Kreditorennummer vergeben (wobei sich FILERO die nächste freie Kreditorennummer aus FibuNet per Schnittstelle „abholt“) und sind des Weiteren alle buchungsrelevanten Daten wie Name, Adresse, UStIdNr., Bankverbindung etc. erfasst, werden diese wiederum automatisch per Schnittstelle von FILERO zu FibuNet in die Buchhaltung übergeben und von dort automatisch in den Rechnungseingangsworkflow von webIC. Wird dort eine Eingangsrechnung erfasst, wird diese als PDF in FILERO unter dem Geschäftspartner in einem Jahresregister im Ordner „Eingangsrechnungen“ abgelegt. Sie ist damit sowohl separat in FILERO auffindbar als auch jederzeit in FibuNet oder in webIC, etwa wenn Sie bei der Verbuchung oder Ausführung des Zahlungsverkehrs korrekte Umsatzsteuersätze, Skonti und andere Dinge überprüfen wollen.

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Rechnungsausgang
In Unternehmen existieren bisweilen zahlreiche Formen der Rechnungserstellung und -versendung nebeneinander. Wo Handwerker Stundenzettel schreiben und Sekretärinnen aus diesen Zeiten in Microsoft Word einzelne Rechnungen fabrizieren, ausdrucken, dem Chef zur Unterschrift vorlegen, kuvertieren, frankieren und zur Post tragen, kommen parallel automatisierte Warenwirtschaftssysteme zum Einsatz, bei denen jeder Bestellvorgang zu einer Lieferung mit automatischer Erstellung der Rechnung und Versendung per E-Mail führt.

Diesen Vorgängen ist das Problem zu eigen, dass anschließend entweder in Papierform oder in irgendeiner Form von Software zwar ein Vorgang existiert, der zu einer Rechnung geführt hat – dieser Vorgang aber nicht immer mit allen anderen Daten, Informationen und Vorgängen verknüpft ist, die zu diesem Geschäftspartner gehören. Genau hier greift unser Archivierungssystem. Ist in FILERO einmal der Geschäftspartner angelegt, können diesem wahlweise händisch (Hochladen des gescannten Dokuments in das Archiv) oder automatisiert (Schnittstelle zum Fakturaprogramm) sämtliche Ausgangsrechnungen in einem eigenen Archivordner zugeordnet werden und sind dort kinderleicht zu finden.

Wo ein Fakturaprogramm verwendet wird, kann via Schnittstelle in beide Richtungen kommuniziert werden. Entweder werden die in FILERO gepflegten Stammdaten des Geschäftspartners automatisch in das Fakturaprogramm übergeben – oder Daten, die im Fakturaprogramm erfasst werden (etwa durch elektronische Eingabe von Daten durch den Kunden in einem Internet-Shopsystem), führen zu einer automatischen Datenanlage in FILERO.

Wo noch kein eigenes, beispielsweise an ein Warenwirtschaftssystem gekoppeltes Fakturaprogramm verwendet wird, bietet die CONTISS-Komplettlösung dieses als eigenes Tool an, siehe Faktura.

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