Rechnungseingang und -ausgang – Ihre gesamte Rechnungs­verarbeitung automatisiert

Mit der CONTISS-Komplettlösung und dem digitalen Rechnungseingang sowie -ausgang können Sie den Aufwand der Rechnungsverarbeitung deutlich minimieren und Ihre gesamten Prozesse optimieren. Für entspanntes Fahren und mehr Zeit für das Wesentliche.

Rechnungseingang

Mit der CONTISS-Komplettlösung werden eingehende Rechnungen automatisch erfasst und bearbeitet. Der gesamte Rechnungs-Workflow ist digitalisiert und optimiert. Das hat eine höhere Datengenauigkeit im gesamten Unternehmen zur Folge. 

Daraus ergibt sich eine Steigerung der Kontrollfähigkeit, eine verbesserte Einhaltung gesetzlicher Auflagen und nicht zuletzt eine Ersparnis von Zeit und Geld. Durch das unmittelbare Scannen von Rechnungen sind alle Belege im Unternehmen verfügbar. Das ermöglicht einen schnellen Zugriff, ohne die lästige Suche nach Papierbelegen.

Alle Rechnungen können Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. Der Bearbeitungsstand lässt sich ohne Umwege ermitteln.

Rechnungen werden im Genehmigungslauf digital weitergeleitet, sodass der zuständige Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt wird. Berechtigte Personen können Rechnungen innerhalb des integrierten Workflows in einem Vorgang prüfen und kontieren.

Bei jedem Lieferanten sind Konten und Kostenstellen hinterlegt und werden vom System automatisch vorgeschlagen. Umfassende Kontroll- und Warnfunktionen unterstützen einen disziplinierten Bearbeitungsprozess. Mit der Freigabe zur Zahlung sind die Eingangsrechnungen automatisch mit Fälligkeit gebucht und werden rechtzeitig zur Zahlung vorgeschlagen. Auch der Zahllauf erfolgt automatisch aus der CONTISS-Komplettlösung.

Stammdaten und Metadaten müssen in CONTISS nur einmal erfasst werden. Haben Sie im Rahmen der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung einen neuen Geschäftspartner angelegt, wird dort automatisch eine Kreditorennummer vergeben. Damit sind alle buchungsrelevanten Daten wie Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID, Bankverbindung, Zahlungskonditionen und vieles mehr eingetragen und automatisch an die Buchhaltung übergeben.

Wird nun eine Eingangsrechnung erfasst, stehen diese Daten automatisch für die korrekte Erfassung, Verbuchung und anschließende Zahlung der Rechnung zur Verfügung. Zudem wird diese als PDF in der CONTISS-Komplettlösung unter dem Geschäftspartner in einem Jahresregister im Ordner „Eingangsrechnungen“ abgelegt, samt Dokumentation des Erfassungs-, Kontierungs- und Freigabeprozesses.

Rechnungsausgang

Ist Ihr Kunde einmal mit sämtlichen Stammdaten erfasst, haben Sie alle abrechnungsrelevanten Informationen zur Verfügung. Dabei können abweichende Rechnungs- und Korrespondenzadressen im System hinterlegt werden. In der eAkte oder dem Auftrag zum Kunden legen Sie fest, wie Sie abrechnen, ob nach Zeit, pauschal, über den Leistungskatalog oder die Gebührenordnung Ihres Berufsstands. Im Anschluss erfassen alle in die Bearbeitung involvierten Personen Ihre Arbeitszeiten. Sie haben damit einen laufend exakten Überblick über die Zeitverteilung, das Zeithonorar und die Kostendeckung.

Nach Freigabe der Zeiten, der Pauschale oder dem Rechnungsbetrag nach Gebührenordnung läuft alles bis hin zur Verbuchung vollkommen automatisiert ab. Die Faktura erstellt die Rechnung, druckt diese aus oder stellt sie per E-Mail zu. Gleichzeitig wird diese automatisch auf dem zugeordneten Erlöskonto gebucht und die einzelnen anteiligen Umsätze den Sachbearbeitern nach Kostenstelle zugewiesen.

Da alle Ausgangsrechnungen automatisch buchhalterisch erfasst und als offener Posten beim entsprechenden Debitor gebucht sind, ist eine automatische Zahlungskontrolle gewährleistet. Wird die Zahlung auf die Bank überwiesen, erfolgt im Rahmen der ebenfalls elektronisch erfolgenden Bankbuchung eine automatische Saldierung. Der offene Posten wird geschlossen. Erfolgt keine Zahlung, wird der Vorgang in das automatisierte Mahnwesen übergeben.

Ihre Vorteile

• Bei Abrechnung nach Zeit erfassen Sie nur noch die Zeiten. Mit dem nächsten Faktura-Lauf wird die Rechnung mit den hinterlegten Stundensätze automatisch erstellt.
• Sie erhalten monatlich Kostenstellen-Reports.
• Bei allen weiteren Rechnungen legen Sie die Rechnungspositionen an und die Rechnung entsteht ebenso automatisch mit dem nächsten Faktura-Lauf.
• Das Aufteilungsverhältnis der Rechnungspositionen auf die einzelnen beteiligten Bearbeiter bestimmen Sie selbst.
• Aufgrund der parallel erfolgenden Zeiterfassung mit hinterlegten Stundensätzen sehen Sie automatisch, ob die Rechnung Ihren Zeitaufwand tatsächlich abdeckt.
• Sämtliche fakturierten Rechnungen werden vollautomatisch auf die im System hinterlegten Konten gebucht.

Mit der CONTISS-Komplettlösung haben Sie immer einen aktuellen Überblick über sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, müssen sich aber um diese nicht mehr selbst kümmern. Das übernimmt ab jetzt Ihr Allrounder für Sie.