Archivierung - GoBD-konform und unkompliziert

Einer der wichtigsten Bausteine Ihrer CONTISS-Komplettlösung ist die GoBD-konforme Archivierung. Unternehmen müssen alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Frist in einem elektronischen Archivsystem verwahren. Für elektronisch erstellte Dokumente (z.B. Emails) reicht die physische Aktenverwahrung damit nicht mehr aus. Nutzen Sie unser universelles, webbasiertes Tool für die sichere Speicherung und den prompten Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Daten, Dokumente, E-Mails sowie Papierakten.

Die CONTISS-Komplettlösung protokolliert jede Änderung, stellt Beziehungen zwischen Informationen her und macht die zeitaufwändige Suche nach Inhalten überflüssig. Alle Informationen werden dank einer gezielten Vergabe von Zugriffsrechten vor unerwünschtem Zugriff geschützt. Jeder sieht nur das, was er sehen darf.

Bedenken Sie, dass Sie als Steuerpflichtiger für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher selbst verantwortlich und verpflichtet sind, im Bedarfsfall, sämtliche Belege vorzulegen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen folgendes fest:

Neben den steuerlich relevanten Belegen sind auch alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Das gilt auch für digitale Belege und Aufzeichnungen. Elektronische Belege, die im Unternehmen entstehen oder dort eingehen, sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Folgende Anforderungen werden in der GoBD gestellt – und im Rahmen einer Betriebsprüfung vom Finanzamt kontrolliert:

Vollständigkeit und Richtigkeit

Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.

Unveränderbarkeit

Buchungen und Aufzeichnungen müssen so gespeichert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.

Zeitnahe Erfassung und Ordnung

Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.

Von den GoBD betroffen sind neben dem Finanzbuchführungssystem auch das Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssystem, die Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie die gesamte elektronische Kommunikation zur Geschäftsanbahnung und -abwicklung. Mithin alles, dass es der Finanzverwaltung ermöglicht zu verstehen, wie und welches Geschäft abgewickelt und wie es verbucht wurde.

Mit der CONTISS-Komplettlösung erfüllen Sie diese Anforderungen problemlos.